Etapele soluţionării problemelor

Un proces structurat vă ajută să nu scăpaţi din ochi ceea ce trebuie să faceţi pentru soluţionarea problemei. Metoda celor şapte paşi pentru soluţionarea problemelor conţine următoarele:

1. Găsiţi adevăratele probleme de rezolvat

Vă surprinde acest pas? Nu toate procesele de soluţionare a problemelor includ acest pas, însă este absolut esenţial. Gândiţi-vă doar cât de des risipim timp şi resurse pe probleme care de fapt nu necesită chiar atâta atenţie. Puneţi-vă întrebarea: "Oare aceasta este într-adevăr problema adevărată care trebuie rezolvată?". Aceasta este una din cele mai importante faze ale metodei de şapte paşi pentru soluţionarea problemelor. De ce?
Deseori avem o atitudine reactivă faţă de soluţionarea problemelor, aşteptăm să apară problema. În procesul de şapte paşi pentru soluţionarea problemelor propus de noi încurajăm în primul rând o atitudine proactivă: mergeţi înainte şi găsiţi probleme de rezolvat - probleme importante şi valoroase. Adevăratul punct de la care începe procesul de soluţionare a oricărei probleme este găsirea problemei care trebuie cu adevărat rezolvată.

2. Determinaţi problema

Lumea tinde să sară peste acest pas şi să treacă direct la analiză şi soluţii. Însă, ca şi în cazul primului pas, această fază constituie secretul soluţionării eficiente a problemelor şi contribuie la diferenţierea metodei de şapte paşi a soluţionării problemelor. Combinarea problemelor care merită să fie rezolvate cu determinarea exactă a ceea ce încercaţi să rezolvaţi are ca rezultat o îmbunătăţire substanţială a eficacităţii procesului de soluţionare a problemelor. Secretul determinării problemei constă, de fapt, în atitudine. Încercaţi să priviţi fiecare problemă ca o oportunitate.
Aceasta este atitudinea esenţială care vă va ajuta să determinaţi problema punând accent pe potenţialul şi oportunitatea din situaţia respectivă. Peter Drucker susţine că ar fi mai bine să înfometăm problemele şi să hrănim oportunităţile. Poate că nu reuşim să determinăm adevăratele probleme care trebuie rezolvate sau nu observăm oportunităţile care se deschid prin soluţionarea acestora. De fapt Drucker ne recomandă ca în loc de a ne concentra pe probleme, ar fi mai bine să ne concentrăm asupra oportunităţilor.

3. Analizaţi problema

Analiza este procesul de descoperire a unor adevăruri, descoperirea cunoştinţelor pe care le posedăm în legătură cu situaţia respectivă. Lista întrebărilor de control vă adresează un set de întrebări care vă ajută să identificaţi natura problemei şi să analizaţi în ce constă şi în ce nu constă de fapt problema.
Una din cele mai importante aspecte legate de analiza unei situaţii constă în alegerea persoanelor potrivite. Vă recomandăm să folosiţi abordarea lui Reg Revans şi puneţi următoarele trei întrebări:
• Cine ştie? - despre situaţia/oportunitatea respectivă, cine cunoaşte informaţiile necesare rezolvării/recunoaşterii acesteia?
• Cui îi pasă? - ca să fie făcut ceva în acest sens
• Cine poate? - să facă ceva în această situaţie

Aceste întrebări sunt de importanţă fundamentală pentru gestionarea situaţiei. Contribuie la identificarea persoanelor cu care va trebui să conlucrăm în vederea adoptării unor măsuri adecvate pentru soluţionarea unei situaţii sau pentru conştientizarea unei oportunităţi.
 
4. Dezvoltarea posibilităţilor

În descrierea fazelor anterioare v-am prezentat mai multe posibilităţi de rezolvare a problemelor şi de conştientizare a oportunităţilor. În această fază a venit timpul să acordăm timp şi spaţiu soluţiilor creative. Aprecierea ideilor altora este o trăsătură esenţială pentru orice conducător, este o deprindere care facilitează producerea unor idei noi în vederea soluţionării problemelor.

V-am arătat că pentru soluţionarea eficientă a problemelor trebuie să găsiţi exact acele probleme care trebuie rezolvate, după care trebuie să clarificaţi oportunităţile create în urma soluţionării problemei respective. Dar cum să ne concentrăm la oportunităţi?

Există un instrument cu grupe de întrebări care vă poate ajuta:
• atrageţi atenţia colectivă asupra situaţiei
• faceţi legătură între idei şi înţelegerea aprofundată
• creaţi o atmosferă de avânt şi treceţi la acţiune.

O gamă largă de soluţii posibile deschid noi oportunităţi. Când credeţi că aveţi la dispoziţie destule idei cu potenţial adevărat, a venit timpul să luaţi o decizie.

5. Alegeţi soluţia cea mai bună

Faza următoare constă în aprecierea soluţiilor găsite. Există probabil mai multe soluţii viabile - cum puteţi decide care dintre ele trebuie aleasă? Vă veţi confrunta cu mai multe constrângeri referitoare la ce aveţi voie să faceţi, se va pune întrebarea dacă soluţia respectivă este compatibilă cu activităţile desfăşurate, va trebui să luaţi în considerare opiniile mai multor persoane interesate. Aşadar, soluţiile trebuie evaluate. Peter Drucker propune o metodă eficientă în acest sens. În cadrul instrumentului de planificare a afacerilor propus de noi vi se recomandă folosirea celor trei criterii ale lui Drucker pentru selectarea ideilor care merită să fie duse mai departe.

Pentru selectarea ideilor folosiţi următoarele trei teste:

1. Validitate operaţională - Puteţi lua măsuri pe baza acestei idei sau puteţi doar să vorbiţi despre ele? Sunteţi într-adevăr în stare să faceţi ceva pentru formarea unui viitor pe care îl doriţi?
2. Validitate economică - Va avea ideea respectivă un rezultat din punct de vedere economic? Care vor fi primele indicii referitoare la faptul că ideea funcţionează?
3. Angajament personal - Credeţi într-adevăr în ideea respectivă? Doriţi într-adevăr să deveniţi o astfel de persoană, să desfăşuraţi o astfel de muncă, să conduceţi o astfel de firmă?

Alocaţi timp suficient pentru a da răspunsuri la aceste întrebări. Poate veţi avea impresia că o parte din fazele incluse în articolul despre stabilirea obiectivelor unei afaceri vă sunt de folos în soluţionarea problemelor. În mod special în cazul în care problema este de importanţă organizaţională sau rezolvarea acesteia poate afecta direcţia pe care firma o va lua în viitor.

6. Implementare

Implementarea metodei celor şapte paşi pentru soluţionarea problemelor trece în domeniul procesului de implementare a unui proiect. Însă, înainte de a pune în practică decizia Dvs., asiguraţi-vă că:
• aţi determinat cu grijă problema şi consecinţele dorite
• aţi analizat problema în mod detaliat
• aţi strâns toate informaţiile disponibile în legătură cu problema respectivă
• aţi parcurs toate căile posibile şi toate opţiunile imaginabile
• aţi ales cea mai bună alternativă, în urma unei deliberări considerabile.

Când ajungeţi la faza de implementare, în primul rând trebuie să fiţi sigur(ă) că urmăriţi orientările referitoare la managementul proiectelor. Trebuie să aveţi o imagine clară asupra consecinţelor, întrebaţi-vă: ce se va schimba după soluţionarea problemei şi fiţi conştient(ă) de oportunităţile apărute. În al doilea rând, determinaţi obiectivele. Obiectivele trebuie să arate clar cum veţi obţine rezultatele dorite. O imagine clară asupra acestor aspecte şi acceptarea punctelor de vedere ale diferitelor persoane implicate constituie cheia succesului.

După aceea procesul de implementare poate urmări în mod eficient următorul model de management al proiectelor:
• Determinare
• Planificare
• Implementare - efectuarea unor activităţi
• Lansare - testaţi soluţia şi asiguraţi-vă că are într-adevăr efectele dorite

Fiţi sigur(ă) că cele trei persoane cheie sunt lângă Dvs.!

7. Evaluaţi-o şi învăţaţi din metoda celor şapte paşi pentru soluţionarea problemelor

Dacă aţi reuşit să obţineţi rezultate remarcabile prin aplicarea celor şapte paşi ai soluţionării problemelor, probabil veţi uita cele învăţate îndată ce vă apucaţi să rezolvaţi următoarea problemă sau implementaţi o nouă soluţie. Ar fi bine să evaluaţi cel puţin două aspecte:

• Cum aţi reuşit să puneţi în practică cei şapte paşi ai procesului de soluţionare a problemelor?
• Eficacitatea soluţiei implementate. A avut soluţia efectele scontate?

Totodată, trebuie să vă puneţi următoarea întrebare: ce puteţi să faceţi acum, sau care va fi următorul pas după ce lucrurile s-au îmbunătăţit în urma rezolvării problemei? Care sunt oportunităţile pe care le vedeţi acum, dar până acum nu aţi fost conştient(ă) de existenţa lor? Făcând apel la deprinderile Dvs. legate de soluţionarea problemelor, puneţi-vă întrebarea: Oare aceasta este problema adevărată care trebuie rezolvată? După aceea asiguraţi-vă că fiecare activitate legată de rezolvarea problemei caută răspunsul la întrebarea: care sunt oportunităţile create de această problemă?
De ce nu reuşesc oamenii să rezolve problemele în mod eficient?

Rezolvarea problemelor este un proces complex, şi fiecare persoană poate avea o contribuţie mai eficientă în unele din fazele acestui proces şi mai puţin eficientă în celelalte faze. Lista de mai jos vă prezintă un şir de motive datorită cărora oamenii nu reuşesc să găsească soluţii eficiente:
• nu sunt metodici
• lipsa angajamentului de a soluţiona problema
• interpretarea greşită a problemei
• lipsa cunoaşterii tehnicilor şi proceselor legate de soluţionarea problemelor
• incapacitatea de a folosi tehnicile în mod eficient
• folosirea unei metode necorespunzătoare pentru soluţionarea problemei respective
• informaţii insuficiente şi inexacte
• incapacitatea de a combina gândirea analitică cu cea creativă
• neasigurarea unei implementări eficiente.

Simpla predare şi învăţare a tehnicilor de soluţionare a problemelor nu este de ajuns. Mediul de lucru are o influenţă majoră asupra capacităţii individuale de soluţionare eficientă a problemelor, care trebuie să sprijine şi stimuleze această activitate. Pentru a lucra eficient la locul de muncă contribuind la succesul organizaţiei, trebuie să cunoaşteţi rolul mediului de lucru în soluţionarea problemelor.

Astfel veţi putea să:
• recunoaşteţi şi să treceţi peste anumite influenţe negative care afectează procesul de soluţionare a problemelor
• creaţi un mediu în care oamenii se sprijină unul pe celălalt în rezolvarea problemelor.

Însuşirea şi cunoaşterea deprinderilor de soluţionare a problemelor nu înseamnă neapărat că persoana este capabilă să le folosească în folosul organizaţiei. Are nevoie de încurajare, sprijin şi îndrumări pentru a le putea pune în practică în vederea soluţionării problemelor apărute în cadrul organizaţiei.

SFATURI ŞI TRUCURI

16 idei practice pentru rezolvarea mai uşoară a problemelor

1. Acceptarea problemei. Este primul lucru de făcut ori de câte ori mă confrunt cu o problemă. Dacă acceptaţi existenţa problemei şi nu mai opuneţi rezistenţă , atunci încetaţi s-o "hrăniţi" şi să investiţi energie în problema respectivă. Acum doar există (mai mult sau mai puţin - poate că sunteţi un pic stresat(ă) din cauza ei). Şi astfel veţi putea folosi energia investită până acum în problemă - energia din cauza căreia problema probabil părea mai mare decât de fapt era - la găsirea unor soluţii creative.

2. Puneţi-vă întrebarea: care este lucrul cel mai rău care s-ar putea întâmpla? Este un alt sfat care trebuie urmărit chiar de la început. Mintea are tendinţa să mărească disproporţionat gravitatea problemei. Prin punerea acestei întrebări veţi putea avea o imagine asupra dimensiunii reale a problemei. Fiţi conştient(ă) de faptul că cel mai pesimist scenariu - dacă îl priviţi ca atare - este, sigur, neplăcut, dar în acelaşi timp este ceva ce puteţi rezolva şi ţine sub control.

3. Adunaţi informaţii folositoare. Informaţiile despre problema de rezolvat pot contribui la reducerea fricii şi neliniştii provocate de incertitudinea cu care ne confruntăm în faţa unei provocări. Informaţiile îndepărtează norii fricii legate de problema respectivă. Adesea ne dăm seama că problema nici nu este chiar atât de gravă cât credeam la început.

4. Încercaţi să preîntâmpinaţi problemele posibile. Este ceva care poate fi făcut chiar înaintea apariţiei problemei. Fiţi pregătit(ă). Când adunaţi informaţiile - urmărind cele descrise la punctul nr. 3 - încercaţi să aflaţi cu ce s-au confruntat alţii aflaţi într-o situaţie similară, care au fost provocările cărora trebuiau să facă faţă. Întrebaţi-i cum au procedat. Dacă nu aveţi pe cine să întrebaţi, cărţile, forumurile şi blogurile pot fi folosite ca resurse pentru culegerea unor informaţii despre experienţele personale ale oamenilor. De asemenea, urmăriţi cu atenţie grupurile şi organizaţiile locale. Căutaţi pe Google şi vedeţi ce găsiţi. Dacă aveţi deschişi ochii şi urechile, cu sigur veţi găsi ceva ce vă va fi de folos.

5. Cereţi ajutor. Puteţi să cereţi sfatul oamenilor în legătură cu modul cum au procedat într-o situaţie asemănătoare cu cea în care vă aflaţi. Dar puteţi să cereţi şi ajutor de ordin practic. Nu trebuie să rezolvaţi singur(ă) toate problemele. Sunt cazuri în care vă va fi mai uşor să aveţi pe cineva lângă Dvs., chiar dacă persoana respectivă vă va da doar sprijin emoţional.

6. Renunţaţi la pretenţia de a avea întotdeauna dreptate. Fiţi deschis(ă) în faţa tuturor soluţiilor care au şansa de a funcţiona şi încercaţi-le înainte de a lua decizii pripite bazate pe informaţii inadecvate şi experienţă insuficientă. Din cauza pretenţiei de a avea dreptate există şansa să nu luaţi în considerare un şir de soluţii la care, de fapt, aţi aşteptat destul de mult.

7. Găsiţi mai multe soluţii. Nu aveţi de unde să ştiţi care dintre ele va funcţiona înainte de a le încerca. Ceea ce pare, în teorie, o soluţie bună nu întotdeauna funcţionează în realitate. Prin urmare, faceţi brainstorming şi veniţi cu mai multe soluţii. Dacă prima nu funcţionează, încercaţi-o una din celelalte soluţii.

8. Reinterpretaţi eşecul. Este important atât pentru controlarea fricii eşecului cât şi pentru a învăţa să încercaţi, fără ezitări, mai multe soluţii. Interpretarea general acceptată a eşecului poate nu este abordarea cea mai fericită şi folositoare. Oamenii de succes par să fi găsit un alt răspuns la această problemă. De fapt, ei nu iau eşecul şi refuzul prea în serios. Sunt conştienţi de faptul că nu însemană sfârşitul lumii dacă nu reuşesc ceva. Analizează cauzele eşecului şi au o atitudine pozitivă faţă de ele considerând fiecare eşec un prilej de învăţare şi îmbunătăţire. Au o mentalitate de abundenţă. Ştiu foarte bine că deşi după eşecul unei aventuri de afaceri sunt necăjiţi, pe termen lung această nereuşită nu are importanţă. Trag concluziile de rigoare şi încearcă încă o dată. Priviţi fiecare eşec ca pe un feedback, ca o parte integrantă a drumului spre succes.

9. Defalcaţi problema în părţi mai mici. Îndeplinirea unei sarcini sau soluţionarea unei probleme poate părea copleşitoare şi imposibilă dacă se ia totul dintr-o dată. Pentru reducerea îngrijorării şi înlesnirea judecăţii limpezi încercaţi să defalcaţi problema. Încercaţi să identificaţi lucrurile şi persoanele implicate. După aceea elaboraţi o soluţie practică care poate fi implemetată pentru fiecare parte. Încercaţi sa vedeţi cum funcţionează aceste soluţii. Se poate întâmpla că nu vor duce la rezolvarea imediată a întregii probleme. Dar, probabil, vor soluţiona anumite părţi ale problemei. Apoi puteţi încerca alte soluţii pentru rezolvarea celorlaltor părţi, până ce ajungeţi la sfârşitul problemei.

10. Folosiţi regula 80/20. Investiţi 80% din timpul Dvs. în căutarea soluţiilor şi doar 20% în exprimarea nemulţumirilor şi a îngrijorărilor. Poate că nu va fi întotdeauna uşoară, însă o astfel de concentrare a energiei, timpului şi gândurilor vă aduce mai multe beneficii decât alternativa în care aţi proceda invers.

11. Folosiţi Legea lui Parkinson. Această lege afirmă că, aparent, o sarcină va deveni cu atât mai complexă şi rezolvarea ei va necesita cu atât mai mult timp cu cât mai lung este intervalul de timp preconizat pentru rezolvarea ei. De exemplu dacă vă alocaţi o săptămână pentru găsirea unei soluţii, veţi avea impresia că problema devine din ce în ce mai dificilă şi veţi petrece mai mult timp încercând să găsiţi o soluţie. Combinaţi această lege cu regula 80/20 ca să găsiţi mai uşor soluţii la probleme. Concentraţi-vă timpul pe găsirea soluţiilor. Alocaţi-vă doar o singură oră (în loc de o zi întreagă) sau o singură zi (în loc de o săptămână) pentru soluţionarea problemei. Astfel mintea Dvs. va fi nevoită să se concentreze la soluţii şi acţiuni.

12. Găsiţi în fiecare problemă o oportunitate sau un prilej de a învăţa. De obicei o problemă are şi aspecte pozitive. Poate că trebuie sa fie privită ca un semnal de alarmă, atrăgându-ne atenţia că trebuie să aducem îmbunătăţiri afacerii noastre. Sau ne atrage atenţia că, de fapt, nici nu avem o viaţă chiar atât de grea. Prin găsirea unor astfel de aspecte pozitive legate de problema în cauză putem reduce impactul emoţional negativ al acesteia, şi poate că veţi privi întreaga situaţie ca pe o oportunitate remarcabilă. Când vă confruntaţi cu o problemă, puneţi-vă următoarele întrebări: Cum aş putea profita de această problemă? Care sunt aspectele pozitive ale problemei? Ce pot învăţa din această problemă? Ce fel de oportunitate ascunsă poate fi găsită în această problemă?

13. Vorbiţi despre problemă şi comunicaţi în mod clar. De multe ori cauza unor probleme se regăseşte în interpretarea greşită a celor spuse de cineva. Una din modalităţile prin care vă puteţi asigura că toată lumea a interpretat la fel, de exmplu, un anumit proiect este să îndemnaţi persoanele implicate să repete ceea ce au înţeles despre proiect şi despre rolul lor în proiect. Asiguraţi-vă că abordarea lor este identică cu cea a Dvs. În cazul apariţiei unor conflicte, de multe ori este de ajuns doar să vorbiţi despre ele, lăsaţi oamenii să-şi descarce emoţiile şi tensiunile în loc să le acumuleze. Dezbaterile ulterioare vor fi, probabil, mai puţin tensionate din punct de vedere emoţional. Şi astfel va fi mai uşor să comunicaţi lucid şi să găsiţi soluţia optimă pentru fiecare parte implicată.

14. Creaţi cât mai puţine probleme. O mare parte a problemelor cu care ne confruntăm este creată de noi înşine. Puteţi scăpa de multe griji dacă adoptaţi o atitudine proactivă, dacă vă gândiţi înainte de a vorbi şi încercaţi să evitaţi crearea sau complicarea în exces a problemelor. Puteţi reduce cantitatea problemelor dacă ţineţi cont de sfatul lui Dale Carnegie: "Nu veniţi nicioadată cu critici şi acuzaţii." Multe probleme stau în legătură cu relaţiile cu ceilalţi, deci prin îmbunătăţirea deprinderilor sociale veţi reuşi să scăpaţi de multe probleme. Ţineţi cont şi de sfaturile incluse în capitolele "Faceţi aceste 10 greşeli de conversaţie?" şi "5 greşeli care lasă o impresie proastă". Şi împrumutaţi din bibliotecă volumul "Cum să câştigi prieteni şi să influenţezi oameni".

15. Profitaţi de puterea cuvintelor. Mintea umană reacţionează mai mult decât aţi crede la cuvintele care descriu anumite lucruri. Cuvântul problemă are conotaţii negative. Pentru înlesnirea tratării problemei, mai bine folosiţi cuvântul "provocare", care are conotaţii neutre sau pozitive. Poate că acest sfat vi se pare gol şi lipsit de sens. Însă, potrivit experienţelor mele personale, această mică schimbare are un impact pozitiv asupra atitudinii oamenilor faţă de situaţia cu care trebuie să se confrunte.

16. Nu vă pierdeţi motivaţia. Este foarte uşor să vă simţiţi descurajat(ă) dacă vă este frică de eşec şi primele două soluţii propuse nu au funcţionat. Veţi avea tentaţia de a renunţa. În astfel de situaţii o nouă infuzie de motivaţie este binevenită. Încercaţi câteva tehnici descrise în "25 de metode simple pentru a vă motiva" şi "Alte 5 motive pentru a vă motiva". Schimbând starea psihică într-una mai pozitivă şi motivată poate avea efecte nemaipomenite. Vă va ajuta să vă păstraţi avântul. Chia dacă cu câteva minute mai devreme simţeaţi că nu mai aveţi nicio speranţă.

SUMAR: